Wir leben in einer zunehmend umweltbewussten Welt. Es ist eine Selbstverständlichkeit, dass wir unseren Beitrag zur Abfallsenkung beitragen. Vorallem an Kleinunternehmen stellt sich die Herausforderung, die Berge an Papier auf ein Minimum zu halten; Dokumente, Rechnungen, Reports, usw. Da stellt sich die Frage, ob das Archivieren in Papierform auch wirklich notwendig ist.
Die Vorstellung eines papierlosen Büros ist nicht neu. Schon 1964 wurde von einer papierlosen Zukunft fantasiert. Fast ein halbes Jahrhundert später verbraucht die Papier herstellende Industrie mehr Wasser als jede andere Industrie (siehe http://www.id2.ca/downloads/eco-design-paper-facts.pdf). Ein papierloses Büro zu führen, ist inzwischen zum zwingenden Ziel geworden.
Ich habe nun einige Tipps und Anregungen aufgelistet, wie man ein Arbeitsumfeld papierlos wie nur möglich einrichten kann.
Tablet – Laptop – iPad
Zu meinem Arbeitsablauf gehören häufige Teambesprechungen. Es kommt häufig vor, dass hierfür bestimmte Dokumente mitgebracht werden müssen – sei es eine Agenda, ein Entwurf oder ein Bericht. Ich hab mir nun vorgenommen, mein eigenes iPad mit ins Büro zu nehmen. Mit Applikationen wie Pages, Keynote und Numbers ist es mir möglich, meine Dokumente und Notizen hinterher einfach zu versenden. Mithilfe eines Tablets oder Laptops können Bilder einfach und eindrucksvoll bearbeitet werden. Wir wissen inzwischen, wie teuer Farbkopien sind. Also, anstatt gleich auf „Drucken“ klicken, einfach das iPad rumreichen.
Gemeinsame Listen
Arbeiten Sie in einem Team an verschiedenen Projekten? In der Vergangenheit habe ich z.B. unseren wöchentlichen Team-Bericht ausgedruckt und archiviert, mit dem Resultat, dass meine Schublade nach einem Monat mit Papier vollgestopft war. Anfang des Jahres haben wir das freie Programm Wunderlist eingeführt, um unsere Arbeitsprojekte besser überblicken zu können. Diese Applikation ermöglicht mehreren Nutzern den zeitgleichen Zugang zu denselben Listen und Projekten. Listen können auch als privat gekennzeichnet werden. Aufgaben, Listen oder Projekten kann sowohl ein Wichtigkeitsgrad als auch eine Notiz zugeführt werden. Dieses Programm ist mit iPhone, iPad, Android, Windows und Mac kompatibel. Mit jedem Update werden die Listen automatisch für alle Anwender sichtbar aktualisiert.
Teamarbeits-Tool
Wenn man im Team arbeitet und die Verantwortung für verschiedene Projekte teilt, kann es leicht vorkommen, dass man vor einem Berg aus E-Mails, Notizen, Memos, Berichten steht. Um die Zusammenarbeit der einzelnen Teams unserer Abteilung zu verbessern, haben wir einige Wochen lang verschiedene Applikationen miteinander verglichen und uns schließlich für die kostenpfichtige Application Basecamp entschieden.
Basecamp ist so strukturiert, dass von einer zentralen Stelle aus, für ein bestimmtes Projekt, jeglicher Ideenaustausch, Dateien oder Aufgaben gespeichert und für das gesamte Team zugänglich gemacht werden können, egal wo man sich befindet, solange eine Internetverbindung besteht. Falls eine E-Mail außerhalb des Projektes eingeht, kann diese an die zentrale Stelle des Projektes weitergeleitet werden.
Bitten Sie ihre Geschäftspartner um Mitarbeit
Inzwischen habe ich alle Verweise auf unsere Firmen-Faxnummer von meiner Visitenkarte und von meiner E-Mail-Signatur entfernt. Ich möchte keine Faxe erhalten. Faxgeräte sind nicht nur unzuverlässig, sondern sind auch eher mühsam zu bedienen. Darüber hinaus möchte ich zur Papiereinsparung beitragen. Falls Dokumente jeglicher Art eine Unterschrift benötigen, können diese problemlos als E-Mail versendet werden. Sowohl Kopiergeräte als auch Scanner sind heutzutage in der Lage, Kopien direkt als E-Mail zu versenden. Eine eher kleine Umstellung mit einem jedoch großen Effekt.
