Al igual que la mayoría de los propietarios de empresa, seguramente no te atreves a tomarte unos bien merecidos días de descanso de vez en cuando por miedo a que tu empresa vaya cuesta abajo durante tu ausencia. Es ese temor es el que hace que el 59 por ciento de los propietarios de pequeñas empresas no se permitan tomarse ningún tipo de vacaciones, tal y como demuestra la encuesta realizada por American Express.
No des por imposible tu sueño. Si lo que quieres es tomarte unas buenas vacaciones en un lugar idílico, y te las puedes permitir, adelante. Una buena preparación te ayudará a asegurarte de que, aun cuando no estés presente para supervisar a tu personal, tu empresa siga funcionando tan bien como si tu continuases estando al frente.
Antes de salir, nomina a alguien que te sustituya
Si tienes un gerente del que confías y cuya labor es la de supervisar a tu personal diariamente, irte de vacaciones no va a representarte un problema. Pero si, como la mayoría de los dueños de pequeñas y medianas empresas, tú eres quien mantiene un estricto control sobre las operaciones diarias de tu negocio, ese es otro tema; incluso solo tomarte una tarde libre va a resultarte casi imposible, y ya no digamos una semana o dos.
Antes de planificar un viaje lejos, dedícale algo de tiempo a formar a tus empleados de mayor rango, para que puedan gestionar todas las tareas que normalmente llevarías a cabo tu mismo. Permíteles gestionar proyectos que representen un desafío para ellos de manera independiente, mientras que tú sigues estando presente y disponible para ofrecerles ayuda cuando sea necesario. Antes de salir, explica el cambio al resto de la plantilla, recuérdales que deben tratar a tu sustituto con respeto y cuéntales explícitamente que cuando no estés allí, deberán dirigirse a la persona designada para resolver cualquier problema que tengan.
Planea tus vacaciones en tu temporada baja
Si llevas tiempo gestionando tu propia empresa, es probable que tengas una idea clara de cuándo son las épocas más activas del año. Incluso puedes crear un calendario que incluya las épocas altas y las bajas en base a la historia de facturación de tu empresa, y prepara una escapada durante uno de los períodos en los que los negocios tienden a desacelerar.
Deja notas informativas para tu personal
Lo último que quieres mientras estás disfrutando de tu escapada es recibir llamadas o correos electrónicos de tus empleados con preguntas sencillas y problemas que podrían resolver ellos mismos sin problema. Por eso, antes de salir, prepara un documento para la persona que has nominado como sustituta, que incluya una agenda con “cosas por hacer”, notas relacionadas con proveedores, contactos de clientes, y otros detalles relacionados con las tareas o problemas que puedan surgir durante tu ausencia.
Informa a tus clientes y contactos que vas a estar ausente
Aunque tu personal es consciente de tus próximas vacaciones, tus contactos comerciales externos no sabrán que vas a estar ausente a menos que les notifiques adecuadamente. Envía un correo electrónico de grupo (usando “CCO” para enmascarar la dirección de cada destinatario) a tu lista de contactos para informarles sobre las fechas durante las cuales no vas a estar trabajando, proporcionando la información del empleado con el que deben ponerse en contacto mientras tú no estás presente. Y recuerda configurar el mensaje de respuesta automática de tu correo electrónico al salir de viaje, que también incluya los detalles de la persona a cargo.
Trae personal temporal si es necesario
Si has nombrado a un sustituto que ocupe tu papel mientras estás fuera, puede que esa tenga dificultades para cumplir sus tareas habituales. Por ello, tal vez sea necesario considerar la contratación de uno o dos empleados temporales para ayudar en las tareas más simples, como el servicio al cliente, y para que tus empleados permanentes puedan concentrarse en las necesidades de más alto nivel de la empresa. Si decides traer a personal temporal a la empresa, hazlo uno o dos días antes de tu partida para que puedas asegurarte de que hayan recibido la formación necesaria para representar tu negocio adecuadamente.
Comprueba cómo van las cosas, pero no con demasiada frecuencia
A no ser que hayas decidido desconectarte por completo de todo tipo de tecnología mientras estés lejos, seguramente tendrás la tentación de ponerte en contacto con tu personal para saber cómo va el negocio en tu ausencia. Si consideras que eso te hará sentir mejor, adelante, no lo dudes. Pero intenta limitar tus llamadas y correos electrónicos a no más de uno cada pocos días, de modo que tengas la oportunidad de pasar la mayor parte de tu tiempo disfrutando de tus muy merecidas vacaciones.
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